1. Objectif
La protection des renseignements personnels est une priorité pour Radiologie Mailloux Inc. La présente politique vise à vous informer des balises établies pour protéger les renseignements personnels que vous confiez à l’organisation, le tout en conformité avec les règles et lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent.
Radiologie Mailloux Inc. est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q., 1993, c. P-39.1.
2. Application
Dans le cadre de ses activités et suivant votre accord, Radiologie Mailloux Inc. peut recueillir des renseignements personnels que vous nous fournissez afin de les utiliser pour les finalités décrites ci-dessous. La présente politique détaille de quelle manière Radiologie Mailloux Inc. :
- Recueille les renseignements personnels;
- Utilise ces mêmes renseignements et;
- Communique ces renseignements à des tiers suivant votre consentement à cet effet lorsque nécessaire.
Tous les employés et les tiers désignés par Radiologie Mailloux Inc. sont responsables de l’application de la présente politique et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
3. Définitions et interprétation
Renseignements personnels : les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils comprennent notamment le nom, la date de naissance, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse de courriel personnelle, le numéro d’assurance sociale et le numéro de RAMQ. Le titre professionnel, les adresses professionnelles (y compris les adresses de courriel) et les numéros de téléphone ou de télécopieur au bureau ne constituent toutefois pas des renseignements personnels.
Consentement : le consentement est l’autorisation de la personne titulaire des renseignements personnels à recueillir et à utiliser ses renseignements personnels. Le consentement ne se présume pas. Il doit être manifeste, libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques et en termes simples et clairs pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.
Personne responsable de la PRP : personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, dont le mandat lui a été délégué par la Direction générale.
Tiers : toute personne physique ou morale externe à Radiologie Mailloux et qui ne fait pas partie de ses patients ou des membres de son personnel. Le tiers peut inclure les médecins traitants, les cliniques externes, les fournisseurs, les sous-traitants, les autres contractants, les partenaires, les consultants, les autres organismes externes, etc.
4. Principes directeurs :
a. Responsabilité
Radiologie Mailloux Inc. est responsable des renseignements personnels qu’elle gère et doit désigner une ou des personnes qui devront assurer le respect des principes énoncés ci-dessous.
b. Collecte des renseignements
La collecte de renseignements personnels par Radiologie Mailloux Inc. s’effectue lorsque vous êtes un employé, un patient ou un tiers de Radiologie Mailloux Inc. et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels.
Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par Radiologie Mailloux Inc. Toutefois, les renseignements recueillis pour les patients doivent être conservés conformément au Plan de gestion des archives de Radiologie Mailloux Inc. ainsi que des règles de L’organisation des lieux et la gestion des dossiers médicaux en milieu extrahospitalier du Collège des médecins.
c. Consentement
Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide aux fins mentionnées à la présente politique ainsi que pour les fins spécifiques mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou pour les objectifs précisés au point 4 f) de la présente politique. Votre consentement pourra être retiré en tout temps comme il est indiqué au point 5 c) de la présente politique.
d. Finalité de la collecte
Les renseignements personnels que vous communiquerez serviront exclusivement aux fins suivantes, sans s’y limiter :
- Gestion du dossier administratif de l’employé
- Gestion du dossier du patient
- Exactitude de l’identification du patient
- Exactitude du transfert de dossier au médecin référent
- Gestion des dossiers administratifs des fournisseurs et des partenaires
- Toutes autres finalités qui auront été identifiées au préalable sur le formulaire de consentement
e. Limitation de la collecte
La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente politique. Toutefois, les renseignements recueillis pour les patients seront utilisés conformément au Plan de gestion des archives de Radiologie Mailloux Inc. ainsi que des règles de L’organisation des lieux et la gestion des dossiers médicaux en milieu extrahospitalier du Collège des médecins.
f. Limitation de l’utilisation
Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis comme cela est précisé au point 4 e) de la présente politique et par le personnel autorisé seulement. Toutefois, Radiologie Mailloux Inc. peut divulguer certains renseignements personnels qu’elle détient sans le consentement de la personne concernée lorsque la situation le requiert par l’application des lois et règlements en vigueur (Lois sur l’accès, Lois et règlements du Collège des médecins, etc.).
g. Conservation des renseignements personnels
Radiologie Mailloux Inc. s’assure de conserver vos renseignements personnels de manière sécuritaire et confidentielle aussi longtemps que nécessaire de façon numérique sur le serveur informatique de Radiologie Mailloux Inc.
h. Mesures de sécurité
Radiologie Mailloux Inc. assure la protection de vos renseignements personnels en tout temps avec des mesures de sécurité appropriées. Radiologie Mailloux Inc. s’assure de limiter l’accès aux renseignements personnels au personnel.
i. Divulgation des renseignements personnels
Radiologie Mailloux Inc. pourra divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :
Employés :
- Gestion administrative de votre dossier avec des institutions telles que : Revenu Québec, Revenu Canada – Assurance emploi, CNESST, etc.
- Inscription et mise à jour de vos renseignements associés à l’assurance collective.
Patients :
- Envoi des rapports d’imagerie aux médecins référents.
- Envoi des rapports d’imagerie et d’autres informations complémentaires aux institutions associées au traitement de votre dossier telles que : assureurs, RAMQ, CNESST, etc.
Pour les patients, la divulgation des renseignements personnels à un tiers doit se faire conformément à la Politique d’accès à l’information pour les patients de Radiologie Mailloux Inc.
Radiologie Mailloux Inc. s’assure, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.
j. Exactitude des données
Radiologie Mailloux Inc. prend les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer.
Nous vous remercions de contribuer à cette exactitude en communiquant tout changement devant être apporté à vos renseignements personnels ou toute erreur pouvant s’y trouver avec nous. Veuillez consulter la section Coordonnées afin d’obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
5. Droit d’accès, de rectification et de retrait du consentement
a. Accès à vos renseignements personnels
Radiologie Mailloux Inc. vous permet, sous réserve des conditions et des exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels que Radiologie Mailloux Inc. détient à votre sujet. Pour les patients, l’accès au dossier médical par lui-même ou par un tiers doit se faire conformément à la Politique d’accès à l’information pour les patients de Radiologie Mailloux Inc.
b. Modification ou de suppression des renseignements personnels
Il vous sera bien sûr possible de modifier les renseignements personnels que Radiologie Mailloux Inc. a recueilli, au besoin. Il vous sera également possible de demander la suppression de tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi. Pour les patients, l’accès au dossier médical par lui-même ou par un tiers doit se faire conformément à la Politique d’accès à l’information pour les patients de Radiologie Mailloux Inc.
c. Retrait du consentement
Toute demande d’accès, de rectification ou de suppression devra être réalisée par écrit à l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée par Radiologie Mailloux Inc. et devra être accompagnée d’une preuve d’identité.
d. Plainte
Toute demande ou plainte en lien avec la présente politique doivent être adressé à la personne responsable de la protection des renseignements personnels désignée par Radiologie Mailloux Inc.
6. Coordonnées
Pour toute question ou tout commentaire concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, en rapport à la présente politique ou pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, n’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Par courriel :
confidentialité@radiologiemailloux.com
Par courrier :
RADIOLOGIE MAILLOUX INC.
a/s Responsable de la protection des renseignements personnels
205-1825, boul Henri-Bourassa
Québec, QC
G1J 0H4
Par téléphone :
418 667-6041, poste 224
7. Déclaration
À la suite de la lecture de la présente politique et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette d’informations confidentielles la concernant déclare comprendre qu’il lui a été permis de refuser que Radiologie Mailloux Inc. recueille des informations confidentielles la concernant et confirme également :
- Qu’elle accepte que Radiologie Mailloux Inc. recueille des informations confidentielles la concernant pour atteindre les objectifs décrits dans la présente politique;
- Qu’elle accepte que Radiologie Mailloux Inc. partage les informations confidentielles recueillies afin d’atteindre les objectifs communs décrits au point 4 e) de la présente politique;
- Qu’elle comprend que le présent consentement est révocable.
Code des professions L.R.Q. c. C-26
Code civil du Québec L.Q. c, 64
Code de la sécurité routière, L.R.Q. C. c-24.2
Loi médicale, L.R.Q. c. M-9
Loi sur la protection de la jeunesse L.R.Q. c. P-34.1
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé L.R.Q. c. P-39-1
Loi sur la recherche des causes et des circonstances des décès L.R.Q. c. R-02
Loi sur la santé et la sécurité au travail L.R.Q. c. S-2.2
Loi sur les services santé et les services sociaux L.R.Q. c. S-4.2
Code de déontologie des médecins 2002 G.O. II, 7354
Règlement ministériel d’application de la Loi sur la santé publique R.R.Q. c 2.2, r2.
Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins ainsi que des autres effets (2005) 137 G.0. II 895